社内不正調査は何をすれば良い？外部への依頼が対応の鍵

企業活動には、たくさんの人々が関わっています。どれだけ厳重なルールを設けたとしても、人の手による不正を完全に防ぐことは難しいのが実情です。
万が一社内不正が発生した際は、原因を分析して再発防止策を講じるために、調査を行う必要があります。
ここでは、社内不正が発生した際に行う調査の重要性や、実際の対処法をご紹介します。

目次– 読みたい項目からご覧いただけます。

1 社内不正調査の重要性
2 社内不正の主な手口
3 社内不正が発覚した後の対処法
4 社内不正調査を行う際の注意点
5 社内不正発覚時は専門業者にフォレンジック調査を依頼しよう
6 社内不正調査は早期の対応が鍵

1 社内不正調査の重要性

社内不正調査とは、証拠を収集して企業内で発生した不正行為を特定し、適切な対策を講じることです。社内で不正行為が発生すると、その企業の信用や評判は大きく失われてしまいます。
不正の内容によっては、財務的な損失や、法的なリスクに直面することもあるでしょう。

社内不正は、動機・機会・正当化の3要素がそろった時に起こる可能性が高まるとされています。
それぞれの概要は、以下のとおりです。

・動機：経済的に困窮している、ノルマを達成しなければいけないなど、不正を働く理由がある
・機会：監視システムやチェック体制の不備など、不正を行いやすい環境がある
・正当化：みんなやっている、会社に評価されないのが悪いなど、不正行為を正当化する理由がある

社内不正を防ぐには、社内環境やルールなどを整備して、この3要素を減らすことが大切です。
とはいえ、ルールを定めたとしても、社内不正を100％防ぐことはできません。不正が発生した場合に備えて、対処法の理解を深めることも大切です。

2 社内不正の主な手口

社内不正の手口は、大きく3パターンに分けることができます。
それぞれの概要は、以下のとおりです。

2-1 不正な金銭の受け取り

社内の資金を個人的な目的で使用する「横領」や、取引先から不正に報酬を受け取る「キックバック（賄賂）」といった、不正な金銭の受け取りは社内不正に当たります。
経費の不正申告や口止め料なども、社内不正の例です。

実際に金銭のやり取りがなかったとしても、約束を交わした時点で罪に問われるため注意が必要です。

2-2 情報漏えい・流出

情報漏えい・流出も、社内不正のひとつです。社内の機密情報を持ち出して競合他社に渡す、社員しか知り得ない情報をもとに株取引を行う（インサイダー取引）、紙の資料やUSBメモリを紛失するなど、内容は多岐にわたります。
顧客情報などを流出してしまった場合は、社会的信用を失うだけでなく、損害賠償などの請求を受ける恐れもあります。

2-3 社内データの改ざん

報告書の書き換えや財務データの改ざん、勤怠情報の偽装なども、よく見られる社内不正です。嘘の業績や状況を報告する不正報告なども考えられます。
また、管理者権限を持つ内部社員がWebサイトを改ざんするケースも、データの不正改ざんといえるでしょう。

3 社内不正が発覚した後の対処法

状況によって異なりますが、社内不正調査の具体的な方法は、基本的には初動対応・本格調査・再発防止の3工程に分けられます。
その中でも特に重要な、社員の処分や外部への報告といった対処法のポイントは、以下のとおりです。

3-1 不正を行った人員の処分

社内不正が発覚した場合、企業側は不正を行った従業員に何らかの処分を下す必要があります。法的な責任に問われないケースでは、会社が処分内容を決めることになります。

戒告や減給、降格、出勤停止、懲戒解雇などが、主な処分の例です。
ただし、懲戒処分を行うには、あらかじめ就業規則に記載するなどして、従業員に周知しておかなければなりません。

また、不正の内容によっては、民事もしくは刑事責任を問われる可能性もあります。特に、窃盗や横領といった刑事罰に当たる事案に関しては、不正を行った証拠がないと成立させるのが難しい点に注意が必要です。

3-2 外部への報告や公表

製品の安全性に対する不正や、認可に対する事項など、社内不正の内容や事業内容によっては、取引先や監督官庁への報告が必要となります。

外部への報告が遅れると、情報を隠蔽していたと思われ、心証が悪くなることもあります。
とはいえ、調査結果に誤認があるとさらなる混乱を招く恐れも捨てきれません。ある程度の正確な情報が得られた段階で、迅速に報告することが重要です。
また、法律などで不正の公表が義務付けられているケースもあります。法務部や外部の顧問などと連携して、対応を進めるようにしてください。

3-3 証拠保全

不正の証拠は、該当社員の責任の有無や損害賠償の請求などに関わる重要なものです。不正が疑われる時は、速やかに不正の証拠を確保・保全することを心がけましょう。
証拠保全が遅れてしまうと、社内不正に関わるデータを改善されてしまう恐れもあります。

4 社内不正調査を行う際の注意点

社内不正が発生した際は、適切な方法で調査を進める必要があります。
社内不正調査を行う際は、以下の点に注意が必要です。

4-1 報告した従業員を守る

企業には、社内不正を報告した従業員を守る義務があります。報告した社員の匿名性を維持して、危害が加わらないように対応を進めることが重要です。
報告した従業員を保護することは、不正が発覚した時に報告しやすい環境作りにもつながります。

4-2 外部の調査チームを加える

社内不正が発覚した時に、不正行為を大ごとにしたくないからと、社内だけで調査を済ませようとするのは避けましょう。
社内不正調査に関する知識に乏しい社員だけで調査を行っても、証拠を見逃してしまったり、該当社員にデータを隠蔽されたりする恐れがあります。

調査を正確かつ円滑に進めるためにも、外部の調査チームを社内不正調査に加えるのがおすすめです。

4-3 秘密裏に調査を行う

社内不正調査を行っていることが社内に広まると、該当の社員が証拠隠滅を試みるかもしれません。当事者に知られることがないよう、秘密裏かつ速やかに調査を進めることも重要です。

また、調査中の証拠が十分でない時点で、疑わしい社員を必要以上に問い詰めることも厳禁です。自分が疑われていると知った該当社員に、証拠を破棄されてしまう恐れがあります。

5 社内不正発覚時は専門業者にフォレンジック調査を依頼しよう

近年は、取引先とのやり取りや請求書、商品詳細といった重要なデータは、パソコンに保管することが一般的です。そのようなデジタルデータを社内不正の立証に使用する場合、データ改ざんを防止する措置を施さないと、証拠として認められない恐れがあります。
不正に関するデータを処理したり、データが改ざんされたりするのを防ぐために、デバイスに記録した情報を収集・分析する「デジタルフォレンジック」を行いましょう。

ただし、デジタルフォレンジックには専門知識や設備が必要で、社内だけで行うことは困難です。社内不正が発覚した際は、デジタルフォレンジックサービスを展開している専門業者に、調査を依頼することをおすすめします。

ロジテックのデジタルフォレンジックサービスは、不正アクセスや情報漏えい、データ改ざんなど、さまざまな社内不正に対応しています。データを書き換えずに保全を行うこともできるため、保全作業のみも相談も、お気軽にお問い合わせください。