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社団法人福山市医師会 様

導入事例レポート 電話機用ボイスレコーダー

福山市医師会 様
通話時間を自動で記録地域の医療を支える医師会事務局で問い合わせ対応を効率化


医師会を支える事務局

今回は福山市医師会の事務局総務企画課の土井課長にご協力いただき、ロジテックの電話機用ボイスレコーダ「LIC-TRA056SD」の導入に至った経緯や使用感を伺った。

福山市医師会の事務局は、237名(2008年3月現在)の職員を抱える医師会全体の運営を担う組織である。その中で総務企画課は会員の医師に対するサポートや医師会全体の総務を行う部署である。会員の医師に向けた学術講演会や交流会・研修などを行うという業務や、医師会全体の労務・経理関連の業務を担っている。


テープレコーダでの記録で問題多発

事務局では今から約15年ほど前に、社内の業務連絡を記録するためにテープレコーダで電話連絡を録音していたことがあった。電話機を専用に改造しオーディオケーブルの端子を付けて、テープレコーダをつないだ。

しかしテープレコーダでの電話録音は様々な問題があった。A面とB面が切り替わる瞬間は録音されないし、長い電話になるとテープがなくなってしまう。テープの保管も問題になり、録音されたテープの置き場所に苦慮した。

また業務連絡だけでなく市民から医療に関する相談を受けることもあった。中には複雑な相談もあり、テープ起こしをして記録を取ることもあった。しかしこれは「非常に大変」(土井氏、以下同)だった。そのようなこともあり、しばらくの間、電話機に録音装置を取り付けることはしなくなっていた。


音声だけでなく時刻も記録できる

そんな時に販売店を通じてロジテックのLIC-TRA056SDを紹介された。エレコムの営業マン同行でのデモンストレーションは、会議室の電話にその場でつないで実演するというものだった。その結果「簡単だし、音質もクリアで、工事なども必要ない」この3点が決め手となり、導入することになった。

電話を受けたときにボタンを押すだけで録音が開始されるので、記録が簡単に取れる。もし手元に筆記用具がなくてもLIC-TRA056SDが接続してあればあわてる必要がなくなった。小さな本体の内蔵メモリに何時間、何十時間と記録できるので場所も取らない。

音声が記録に残るのはもちろんだが、「時間の記録」も大きなメリットになった。ある電話が何日の何時にあったのかが、メモを取らなくてもレコーダに残る。この点もテープレコーダにはないメリットである。

関連書類とともに音声を保存する活用法
現在は録音データがメモリにいっぱいになることもなく運用されている。いっぱいになった場合はそれほど重要ではない記録は削除しつつ、重要な通話があった場合は録音データをパソコンに移し関連書類と一緒に保管しておくという運用方法を考えている。こうすれば後から記録を確認するときに便利に使えそうである。

ゆくゆくは各医療機関への紹介も
福山市医師会の会員である病院や診療所は、医師会事務局と同等以上に市民から直接問い合わせを受ける機会が多い。よりデリケートな問い合わせが入る可能性は高い。しかし難しい問い合わせに対して常に専門家が対応できるとは限らない。土井氏はそんな時にLIC-TRA056SDが「役立つのではないか」と考えており、会員向けに製品の紹介を検討されている。
※2008年3月現在の情報です。
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